Moduł jurXpert DMS wprowadza funkcjonalności, których zadaniem jest prowadzenie automatycznej klasyfikacji i kategoryzacji wszelkiego rodzaju dokumentów zapisywanych w strukturze programu jurXpert. Pozwala to na eliminację pracochłonnego procesu klasyfikowania i ułatwia wyszukiwanie dokumentów zawierających daną kategorię informacji według ich zawartości tekstowej, nazwy lub powiązania z daną sprawą prowadzoną w jurXpert.

Dodatkowo istnieje możliwość nadawania przez program kolejnego jednoznacznego numeru dla wszystkich dokumentów generowanych w jurXpert i, co za tym idzie, bardzo szybkiego wyszukania dokumentu wg takiego numeru. Poza pełnotekstowym wyszukiwaniem dokumentów moduł DMS oferuje drugą, nie mniej istotną funkcję, a mianowicie umożliwia zarządzanie prawami dostępu do dokumentów z poziomu jurXpert. Użytkownik dysponujący odpowiednim uprawnieniem może regulować dostęp do plików dla innych wybranych użytkowników.
Blokowanie dostępu do plików skutkuje na poziomie systemu Windows i nie jest ograniczone do programu jurXpert.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi typu DMS, jednak moduł jurXpert DMS ma kilka bardzo istotnych zalet, które czynią go idealnym rozwiązaniem dla kancelarii i działów prawnych:

Pełna integracja modułu w programie jurXpert;

• Automatyczne indeksowanie zawartości dokumentów oraz danych powiązanych ze sprawą, której dotyczy dokument
• Możliwość szukania dokumentów wg zawartości tekstowej lub wg danych powiązanych ze sprawą
• Możliwość automatycznego przejścia do sprawy, której dotyczy dokument z poziomu wyszukiwarki dokumentów
• Brak konieczności oddzielnej administracji modułem DMS
• Brak konieczności oddzielnego szkolenia z systemu DMS
• Znacznie niższy koszt zakupu oraz minimalny koszt wdrożenia

Jednym z modułów dodatkowych jurXpert jest specjalny moduł windykacyjny o nazwie Kontrola Płatności. Funkcjonalności dostępne w tym module pozwalają na automatyczny zapis wystawionych przez kancelarię faktur oraz dalsze ich wyszukiwanie i przegląd. W następnej kolejności w module rejestrowane są wszystkie płatności (także częściowe) dokonywane przez klientów, również z możliwością ich wyszukiwania i przeglądu. Oprócz powyższego dostępna jest funkcja generowania upomnień dla klientów, którzy opóźniają się z płatnościami. Moduł Kontrola Płatności pozwala także na generowanie raportów z przeglądem wszystkich rachunków, sald oraz wykaz upomnień.

Moduł umożliwia m.in.:

• Zapis wystawionych faktur wraz z kwotami, datą, adresatem;
• Zapis płatności klienta;
• Przypisanie płatności do konkretnych faktur;
• W pełni sparametryzowane generowanie upomnień (trzy poziomy upomnień, konfiguracja czasów upomnień, wyglądu itp.).

Codzienna praca w kancelarii bądź pionie prawnym wiąże się bardzo często z planowaniem wielu terminów oraz zadań. W pracy grupowej istotnym jest, aby informacje nt. dostępności poszczególnych osób były łatwo i bezproblemowo osiągalne. Przy wykorzystaniu w firmie aplikacji MS Outlook oraz biorąc pod uwagę powszechne wykorzystanie urządzeń przenośnych, przewidzieliśmy możliwość cyklicznej, dwukierunkowej wymiany terminów pomiędzy jurXpert i MS Outlook, czego efektem jest zapisanie w obu programach tych samych danych.

Moduł Synchronizacja jurXpert z MS Outlook pozwala na automatyczne synchronizowanie terminów pomiędzy jurXpert i Outlook bez konieczności interakcji użytkownika. Ponadto użytkownik ma możliwość synchronizowania specjalnego terminarza kancelarii/pionu prawnego do swojego terminarza w programie MS Outlook. Terminarz kancelarii/pionu prawnego jest zbiorczym, wirtualnym kalendarzem, w którym pracownicy rejestrują ważne terminy dotyczące całej kancelarii.

Moduł Import Akt Sprawy do Biblioteki jest skierowany do kancelarii bądź pionów prawnych, które mają potrzebę ewidencjonowania informacji o przepływie oraz korzystaniu z fizycznych teczek z aktami prowadzonych spraw.

Moduł ten pozwala na import do biblioteki podstawowych danych akt spraw prowadzonych w jurXpert (przedmiot sprawy, data założenia, sygnatura). Import powyższych informacji pozwala na pełne wyszukiwanie teczek z aktami w bibliotece jurXpert (np. wg sygnatury) oraz w dalszej kolejności generowanie kodów kreskowych dla danych akt i nadzór nad wypożyczaniem fizycznych teczek z aktami konkretnym pracownikom. Moduł Import Akt do Biblioteki współpracuje z modułem Biblioteka i nie jest rozprowadzany, jako „stand alone”.

KSIĄŻKA POCZTY WYCHODZĄCEJ

Książka poczty wychodzącej umożliwia tworzenie i wydruk papierowej książki pocztowej tzn. listy poczty wychodzącej.
Wykorzystanie tej funkcji w kancelarii w znaczącym stopniu ułatwia przygotowanie listów do wysłania, gdyż nie ma konieczności czasochłonnego ręcznego wypełniania papierowej książki pocztowej. Tworzenie listy poczty wychodzącej w jurXpert dokonuje się na podstawie czynności, które są odpowiednio oznaczane w aktach. Każda czynność zapisana w jurXpert z przyporządkowanym dokumentem może stanowić podstawę do przygotowania korespondencji dla dowolnej ilości adresatów, którymi są osoby uczestniczące w sprawie lub właściwy dla sprawy sąd. Podczas przygotowywania korespondencji można oznaczyć czy przesyłka ma być przesyłką ekonomiczną priorytetową oraz czy ma uwzględniać potwierdzenie odbioru. Dodatkową zaletą opisywanej funkcjonalności jest możliwość bezpośredniej edycji czynności oraz zapis kosztu przesyłki jako wydatku z okna książki pocztowej.

KSIĄŻKA POCZTY PRZYCHODZĄCEJ

Książka poczty przychodzącej w aplikacji jurXpert umożliwia ewidencję poczty przychodzącej do kancelarii. Przyporządkowanie nowego dokumentu (skanu korespondencji, którą otrzymała kancelaria) do danej sprawy to dodatkowy atut tego rozwiązania. W ramach rejestracji takiej korespondencji w dalszej kolejności możliwe jest utworzenie nowej czynności związanej z otrzymanymi przesyłkami, a także wygenerowanie zadania.

Powyższa funkcjonalność pozwala zastąpić często prowadzoną 'starą’ papierową książkę poczty przychodzącej i usprawnia pracę sekretariatu kancelarii. Funkcjonalność poczty przychodzącej umożliwia zapis wszelkich danych dotyczących przesyłki, którą otrzymała kancelaria wraz ze szczegółowym opisem jej zawartości. Dodatkowo nową przesyłkę można podłączyć do istniejących akt sprawy i przypisać do niej dokument (skan poczty) oraz w ślad za przesyłką zapisać czynność (czas pracy) lub termin/zadanie. Przeciągnięcie dokumentu skanu na ikonę jurXpert daje dostęp do błyskawicznej rejestracji nowej korespondencji przychodzącej. Pozwala na szybkie tworzenie nowych wpisów w książce pocztowej, co znacznie ułatwia pracę w sekretariacie kancelarii.

Moduł Eksport danych rachunków pozwala eksportować zawartość wystawianych rachunków do innych aplikacji.

Dzięki temu nie ma konieczności ręcznego wprowadzania wartości poszczególnych faktur do aplikacji księgowych.

Za pomocą kilku kliknięć myszą, jurXpert eksportuje wszelkie dane z wystawianych rachunków (m.in. daty, wartości usług i VAT, opisy czynności, terminy płatności) w odpowiednim formacie.

Format eksportowanych danych może być praktycznie dowolny i jest dostosowywany do potrzeb klienta przez programistów jurXpert na etapie wdrażania modułu u klienta.

Funkcjonalność ta wprowadza możliwość integracji jurXpert z obiektami Active Directory. Program podczas uruchamiania sprawdza czy użytkownik zalogowany w systemie Windows należy do jednej z grup uprawnień dedykowanych aplikacji jurXpert. Jeżeli powyższe zostanie spełnione użytkownik zostanie automatycznie zalogowany do jurXpert a prawa dostępu będą zgodne z grupą uprawnień nadaną na poziomie Active Directory.

W przypadku, gdy użytkownik nie jest jeszcze wpisany w bazie danych jurXpert (pierwsze logowanie), zostanie automatycznie założony i przypisany do odpowiedniej grupy uprawnień. W przypadku odebrania uprawnień na poziomie Active Directory użytkownik jurXpert automatycznie straci prawo do logowania w aplikacji. Analogicznie będzie w przypadku, gdy użytkownik jurXpert nigdy takich uprawnień nie otrzymał – w tym przypadku nie będzie się mógł zalogować do progra

Funkcjonalność Lokalizacje pozwala na prowadzenie oddzielnych lokalizacji kancelarii w jednej bazie danych. Dzięki temu w jednej aplikacji/bazie danych można rozdzielić sprawy np. różnych oddziałów kancelarii lub kilku spółek funkcjonujących w obrębie jednej firmy. Przy wykorzystaniu powyższej funkcjonalności możliwe jest przypisanie pracowników kancelarii do danej lokalizacji (biura kancelarii). Możliwe jest również wyszukiwanie prowadzonych przez dane biura spraw, gdzie kryterium wyszukiwania jest lokalizacja.

Funkcjonalność Definiowane pola daje do dyspozycji użytkowników jurXpert nowe zakładki w oknach akt sprawy oraz danych osoby, które zawierają dodatkowe pola o różnym typie danych do wykorzystania wg potrzeb kancelarii. Nazwy (a zarazem przeznaczenie) wszystkich dodatkowych pól oraz samych zakładek są konfigurowalne. Pola te stanowią również dodatkowe kryteria wyszukiwania akt sprawy oraz osób. 

Ponadto funkcjonalność Definiowalne pola otwiera w oknach akt sprawy dodatkową zakładkę „Kamienie milowe”, w której użytkownicy jurXpert mogą dokonywać wpisów składających się z: określenia, rodzaju oraz daty, przy czym wszystkie te wielkości oraz nazwa samej zakładki są definiowane w jurXpert, z przeznaczeniem do dowolnego wykorzystania. „Kamienie milowe” stanowią dodatkowe kryteria wyszukiwania akt sprawy. 

Moduł Raporty menedżerskie w jurXpert pozwala osobom odpowiedzialnym za zarządzanie kancelarią na uzyskanie wnikliwych a zarazem przejrzystych zestawień związanych m.in. z obrotem wygenerowanym przez kancelarię, sprawdzeniem efektywności pracowników czy podziału zysku pomiędzy wspólnikami.

Raporty menedżerskie dzielą sie na dwie grupy:

Pierwsza grupa analizuje rezultaty pracy pracowników. Dzięki m.in. takim raportom jak efektywność pracowników wspólnicy zarządzający kancelarią w błyskawiczny sposób uzyskują zestawienia dotyczące rzeczywistych stawek godzinowych, po których czynności zostają sprzedane. Wspólnicy mają również dostęp do informacji odnośnie współczynnika realizacji sprzedaży czynności oraz rentowności danego pracownika.

Z kolei raporty analizujące parametry obsługi klienta dotyczące porównania kosztów i przychodów dają dokładną optykę na opłacalność pracy dla danego klienta kancelarii. Mając na uwadze koszty kancelarii obliczona zostaje rzeczywista przychodowa stawka godzinowa oraz wykazywane są współczynniki rentowności, realizacji sprzedaży, a także utylizacji czasu pracy.