Centralna baza danych osobowych dostępna w jurXpert pozwala na zapis szeroko rozumianych informacji dotyczących osób wraz z określeniem kategorii, jaką otrzymuje dana osoba w CRM. Informacje przechowywane w CRM są wykorzystywane nie tylko w celu ich prezentacji na ekranie, ale również w dokumentach generowanych z systemu. Ustalony podział osób wg kategorii typu klient, strona przeciwna, pracownik itp. umożliwiają zapis specyficznych danych dotyczących osoby należącej do określonej kategorii.

jurXpert umożliwia tworzenie hierarchicznej struktury osób, poprzez tworzenie powiązań i relacji pomiędzy osobami, co powoduje, że informacje dotyczące np. pracowników obsługujących danego klienta są łatwo i szybko dostępne. Każdą relację można określić rolą wybieraną ze zdefiniowanego słownika.

Dodatkowo dzięki zintegrowaniu w systemie jurXpert centralnej bazy danych osobowych z pocztą elektroniczną, obsługą faksu i połączeń telefonicznych możliwe jest tworzenie wiadomości email oraz automatyczne wykonywanie bezpośrednich połączeń telefonicznych do osób zapisanych w CRM.

Szybka ewidencja wykonywanych przez pracowników czynności ma istotne znaczenie w każdej kancelarii bądź pionie prawnym. Notatnik czynności w jurXpert jest podstawowym narzędziem pozwalającym bardzo szybko i łatwo zapisać czas pracy. jurXpert umożliwia przejrzysty zapis czynności opartych na zdefiniowanych w systemie szablonach. Istnieje możliwość zapisu czasu rzeczywistego (nakładu pracy), czasu rozliczanego i czasu uznanego z dodatkowym podziałem na czynności rozliczane/nierozliczane oraz zapisem kosztów (wydatków) poniesionych w ramach wykonywania pracy.

W zależności od preferencji użytkownika czas może być podawany, jako przedział czasowy od do, ilość minut lub też automatycznie mierzony przez system.

Dla zapisywanych czynności możliwe jest generowanie i/lub bezpośrednie przyporządkowanie dokumentów np. poprzez przeciągnięcie myszą.

Ważną funkcją notatnika jest ogólny przegląd czynności oraz przyporządkowanych wydatków, terminów i dokumentów, które zostały zapisane przez poszczególnych pracowników w określonym przedziale czasu. Osoba nadzorująca pracę prawników ma możliwość generowania odpowiednich raportów z możliwością grupowania i sumowania wybranych wartości.

jurXpert udostępnia użytkownikom rozbudowany, kompleksowy system zarządzania dokumentami zintegrowany z modułem jurXpert DMS. Szerokie możliwości generowania dokumentów, automatyczne wypełnianie odpowiednimi danymi z CRM, akt lub czynności sprawy, przyporządkowywanie do spraw plików o dowolnym formacie, obsługa dokumentów skanowanych oraz proste przesuwanie plików myszką pomiędzy aktami lub czynnościami sprawiają, że dokumenty danej sprawy zawsze są łatwe do odnalezienia, wydrukowania czy wysłania via email.

W jurXpert nazwy i docelowe lokalizacje generowanych dokumentów mogą być proponowane wg określonego schematu, co czyni strukturę zapisu dokumentów w aktach sprawy bardziej przejrzystą (np. podział na umowy, faktury, korespondencję przychodzącą/wychodzącą, itp.), oraz umożliwia wersjonowanie kolejnych zmian z zachowaniem informacji, kto i kiedy dokonał modyfikacji. System zarządzania dokumentami w połączeniu z modułem jurXpert DMS pozwala również na automatyczną klasyfikację dokumentów z możliwością regulacji dostępu do folderów tylko dla wybranych użytkowników.

Istotną funkcję w zarządzaniu dokumentami w jurXpert pełni Magic-Folder (obserwowany folder), który umożliwia prostą realizację obiegu skanowanych dokumentów celem przesyłania ich do innych użytkowników lub też przyporządkowywania do konkretnej sprawy czy projektu.

Jednym z bardzo istotnych elementów funkcjonalnych programu jurXpert jest wewnętrzny zintegrowany terminarz. Terminarz w jurXpert został opracowany oraz dostosowany specjalnie na potrzeby kancelarii oraz pionów prawnych. Praca w terminarzu jurXpert pozwala powiązać terminy/zadania z aktami sprawy, osobami, czynnościami i dokumentami. Terminarz w jurXpert daje wiele możliwości przedstawienia terminów na ekranie (ważne terminy zawsze widoczne, zaznaczone innym kolorem); spersonalizowany widok, przegląd terminów dla wskazanych pracowników czy grup umożliwia planowanie pracy całych zespołów. Informacje o kolizjach terminów zapobiegają planowaniu nakładających się wydarzeń, a dowolnie definiowane rodzaje zadań i terminów z określeniem czasu ich trwania, pracownika czy zależności od innych terminów zwiększają kontrolę nad planowaniem czasu pracy. Jednym z elementów terminarza w jurXpert jest oddzielna lista zadań, gdzie istnieje możliwość przeglądu zadań własnych bądź innych pracowników.

Dodatkowym narzędziem w jurXpert, które pozwala elastycznie nadzorować terminy oraz zadania jest lista terminów. Lista terminów daje możliwość nadzorowania prac pracowników kancelarii bądź pionu prawnego z możliwością podglądu tylko wybranych, interesujących nas terminów, zadań, limitów czasu, oddzwonień etc. Bardzo istotnym elementem listy terminów jest możliwość wylistowania terminów klienta nadzorowanych przez danego pracownika.

Kolejną ważną funkcjonalnością, jaką daje terminarz jest automatyczne powiadamianie użytkowników o nowym terminie / zadaniu. W chwili, gdy użytkownikowi zostanie przypisane zadanie lub termin dostanie on na ekranie powiadomienie, w którym będzie mógł zadecydować czy chce ten termin zaakceptować czy też odrzucić.

Program jurXpert posiada bardzo szeroki zakres możliwości raportowania i analiz dotyczących prowadzonych spraw, zapisanych czynności, efektywności pracowników, obrotów z danym kontrahentem, nierozliczonych czynności czy wewnętrznych kosztów kancelarii, a także kontroli płatności. Raporty mogą być przedstawiane w postaci wykresów lub tabelarycznie z funkcją kopiowania wyników do zewnętrznych arkuszy kalkulacyjnych czy edytorów tekstu celem dalszej pracy z danymi zbiorczymi. Dzięki możliwości wyboru parametrów danego raportu użytkownik ma możliwość dokładnego zdefiniowania, jaki konkretnie raport chce uzyskać. W jurXpert dostępne są m.in. raporty:

Raporty z akt spraw:
Obrazują istotne dane dla wybranej sprawy (procesowe; gospodarcze), wskazują na akta, w których istnieją nierozliczone czynności, pozwalają stworzyć listę spraw wg różnorodnych kryteriów.

Raporty z czynności:
Przedstawiają czas pracy oraz zyski wypracowane przez poszczególnych pracowników w danym przedziale czasu, generują wykazy czynności podlegających rozliczeniu itp.

Raporty wydatków:
Pozwalają na zliczenie dodatkowych kosztów ponoszonych w poszczególnych sprawach, dla określonego klienta lub wydatków tego samego rodzaju.

Raporty osób:
Tworzą listy osób poszczególnych kategorii z możliwością określenia szeregu kryteriów.

Raporty kontroli płatności:
Umożliwiają zestawienie sald poszczególnych klientów z opcjonalnym rozbiciem na sumy składowe (faktury, płatności) oraz tworzenie wykazów upomnień o płatnościach.

Raporty osobiste:
Umożliwią tworzenie list własnych czynności wg szeregu możliwych do zdefiniowania kryteriów.

Inne raporty:
Dotyczą wykazów budżetów godzinowych pracowników, wystawionych faktur, sprawozdań w sprawach procesowych itp.

Wyświetlanie raportów w „arkuszu jurXpert” otwiera przed użytkownikami dalszą możliwość analizy i obróbki danych. „Arkusz jurXpert” pozwala na budowę własnych, spersonalizowanych raportów wraz z sumowaniem interesujących użytkownika wartości.

Na życzenie Klientów ACP IT Solutions Polska programuje dodatkowe raporty według indywidualnego zamówienia.

Istnieje możliwość rozliczania pojedynczej sprawy/projektu bądź wielu spraw/projektów jednocześnie. Kryteria rozliczeniowe dla konkretnej sprawy/projektu są definiowane przez użytkowników. jurXpert udostępnia kilka metod rozliczania (stawka godz., ryczałty, ryczałty z limitem godzin, success fee, taryfa za opłaty adwokatów i radców prawnych). W juXpert dla rozliczenia z klientami dostępna jest pełna wielowalutowość.

Dzięki wyborowi czynności podlegających rozliczeniu możliwa jest szybka i prosta symulacja faktur. Dla klientów zagranicznych istnieje możliwość wystawiania rachunków w walutach i językach obcych.

Możliwe jest również tworzenie zewnętrznych i wewnętrznych wykazów czynności, generowanie faktur na papierze firmowym kancelarii oraz eksport danych do programów księgowych.

Wszystkie informacje, które przechowywane są w systemie jurXpert chronione są wielostopniowym systemem uprawnień nadawanym poszczególnym grupom użytkowników. System pozwala na bardzo szerokie ograniczenia dostępu do poszczególnych spraw, blokuje dostęp do edycji poszczególnych elementów w określonym zakresie (np. zmiany ustawień, rozliczanie, dodawanie, edycja, usuwanie). Dzięki powyższym kadra zarządzająca w kancelarii ma dostęp oraz uprawnienia do szerszego zakresu funkcjonalnego oraz informacyjnego w jurXpert natomiast pozostali użytkownicy działają tylko w zakresie wyznaczonym przez administratora systemu.

Jednocześnie przewidziano możliwość ochrony wygenerowanych dokumentów za pomocą hasła lub blokady dostępu. Pozwala to na ograniczenie dostępu do poufnych danych niektórym grupom lub pojedynczym pracownikom.

Szybką wymianę informacji pomiędzy pracownikami udostępnia system notatek. Priorytety notatek wskazują na ich wagę informacyjną, dzięki czemu istotne informacje nie umykają uwadze użytkowników. Notatki mogą być traktowane niezależnie lub z przypisaniem do akt sprawy, osób, czynności, terminów itp., zaś wyszukiwanie pełnotekstowe sprawia, że odnalezienie zapisków dotyczących konkretnego tematu jest bardzo proste.

Lista notatek z akt
Funkcja ta pozwala wygenerować pełną listę notatek według takich kryteriów jak: sygnatura akt sprawy, kategoria i rodzaj akt, osoby uczestniczące w sprawie (np. klient), przedmiot akt, tytuł notatki, zakres czasu, w którym notatka została zapisana oraz określeniu zakresu wyszukiwania dla akt (wszystkie, aktywne, zarchiwizowane). Podczas wyszukiwania można także określić, czy mają zostać wyszukane tylko notatki oznaczone, jako ważne.

Automatyczne zakładanie notatek
Funkcja ta pozwala na automatyczne generowanie notatek o określonej nazwie przy zakładaniu akt sprawy. Dodatkowo możemy ustalić, że zakładane notatki zostaną oznaczone, jako ważne notatki.

Funkcja wyszukiwania czynności kosztów i dokumentów jest bardzo rozbudowaną i zaawansowaną wyszukiwarką, która daje użytkownikowi możliwość wygenerowania pełnej listy czynności z akt sprawy, zapisanych kosztów klienta oraz przyporządkowanych dokumentów według takich kryteriów jak:

• sygnatura akt sprawy,
• rodzaj akt,
• dane osób uczestniczących w sprawie (np. klient),
• przedmiot akt,
• zakres czasu, w którym czynność została zapisana oraz określenie zakresu dla wyszukiwania akt (wszystkie, aktywne, zarchiwizowane). Kryterium wyszukiwania jest również kategoria akt, sygnatura sądowa, symbol oraz status czynności.

Dzięki wyszukiwarce użytkownik może odnaleźć m.in. interesujące go czynności z przyporządkowanymi dokumentami, sortować i przeszukiwać wyniki wyszukiwania wg nazwy dokumentu a nawet bezpośrednio otworzyć dokument skojarzony z daną czynnością.

Wiadomości email stanowią obecnie powszechną formę kontaktu z klientem. W związku z tym ilość korespondencji elektronicznej, którą otrzymują pracownicy kancelarii jest coraz większa. Dzięki funkcjonalności dostępnej w jurXpert użytkownicy programu kontrolują obieg wysłanych/odebranych wiadomości email.

Funkcjonalność obiegu wiadomości pocztowych email umożliwia automatyzacje ich zapisu w aktach sprawy jurXpert wraz z automatycznym segregowaniem zapisanych wiadomości w skrzynce nadawczej/odbiorczej MS Outlook.

Zautomatyzowanie procesu zapisu oraz segregacji wiadomości pocztowych pozwala pracownikowi kancelarii zaoszczędzić znaczną ilość czasu pracy oraz zapewnia właściwe przyporządkowanie wiadomości email do prowadzonych spraw, których ta korespondencja dotyczy.

Niepoprawna zmiana bądź usunięcie krytycznych danych może doprowadzić do zakłócenia prawidłowego działania kancelarii, a nawet mieć negatywny wpływ na relacje z klientem.

Aplikacja jurXpert oferuje osobom zarządzającym dostęp do historii działań użytkowników programu. Protokołowanie zdarzeń w jurXpert obejmuje działanie wykonywane na bazie danych oraz dokumentach.

Zaprotokołowane zdarzenia można odpowiednio przeszukiwać wg różnorakich kryteriów, dzięki czemu osoby zarządzające mają szybki oraz dokładny przegląd historii działań użytkowników jurXpert.