Kancelarie w swojej siedzibie często gromadzą różnego rodzaju książki, podręczniki i czasopisma branżowe dotyczące poszczególnych zakresów prawa. jurXpert w module Biblioteki przewiduje możliwość zarządzania takimi mediami, pobierając dane z internetu, tworząc listy pozycji bibliotecznych znajdujących się w kancelarii oraz wypożyczonych przez użytkowników.

Moduł Biblioteka posiada m.in. następujące funkcje:

• Możliwość ewidencji wszystkich pozycji bibliograficznych przechowywanych w kancelarii wraz z możliwością pobierania danych (wg nr ISBN) dotyczących poszczególnych egzemplarzy z internetu
• Szerokie wyszukiwanie wśród zapisanych pozycji m.in. wg autora, tytułu, liczby stron, języka publikacji, statusu, rodzaju dzieła, haseł przedmiotowych itd.
• Współpraca z czytnikiem kodów kreskowych – generowanie kodów kreskowych z systemu, wypożyczenia i zwroty pozycji bibliotecznych za pomocą czytnika
• Generowanie fiszek do książek z podaniem nr ISBN, autora, tytułu, bieżącego statusu itd.
• Nadzór nad obiegiem literatury w kancelarii – ewidencja wypożyczeń, ciągła informacja o tym, który pracownik posiada, jaki egzemplarz

Nowoczesny moduł Zintegrowana Telefonia umożliwia zintegrowanie programu jurXpert z centralą telefoniczną kancelarii lub pionu prawnego za pomocą interfejsu TAPI2. Dzięki temu wybieraniem numerów i odbieraniem rozmów można sterować bezpośrednio z programu za pomocą Menadżera Komunikacji. W momencie odbierania rozmowy program automatycznie na podstawie numeru dzwoniącego wyświetla informacje o dzwoniącej osobie. Dodatkowo można również automatycznie wyświetlać listę akt spraw, które dotyczą danej osoby lub firmy oraz czas trwania rozmowy. Pozwala to w prosty i szybki sposób zapisać (z przeprowadzonej rozmowy) nową czynność, notatkę, utworzyć dokument lub otworzyć akta sprawy, które dotyczą dzwoniącego kontrahenta.

Aby wykonać połączenie do osoby zapisanej w bazie CRM wystarczy w dowolnym oknie (np. w aktach sprawy) po kliknięciu prawym przyciskiem na jej dane wybrać opcję „zadzwoń”. Automatycznie uruchomiony zostanie Menadżer Komunikacji z wybraną osobą, jako adresatem połączenia i jego danymi adresowymi. Aby nawiązać połączenie wystarczy wybrać ikonę słuchawki. Program zapisuję historię wszystkich rozmów wychodzących i przychodzących. Dodatkowo, jeśli np. nie było nas w biurze i nie mogliśmy odebrać telefonu, jurXpert automatycznie zapisuje takie zdarzenia.

Wykonywanie połączeń do sądów

Dodatkowo w jurXpert istnieje możliwość wykonywania połączeń telefonicznych bezpośrednio z programu do sądów zapisanych w bazie danych.

Codzienna praca w kancelarii bądź pionie prawnym wiąże się bardzo często z planowaniem wielu terminów oraz zadań. W pracy grupowej istotnym jest, aby informacje nt. dostępności poszczególnych osób były łatwo i bezproblemowo osiągalne. Przy wykorzystaniu w firmie aplikacji MS Outlook oraz biorąc pod uwagę powszechne wykorzystanie urządzeń przenośnych, przewidzieliśmy możliwość cyklicznej, dwukierunkowej wymiany terminów pomiędzy jurXpert i MS Outlook, czego efektem jest zapisanie w obu programach tych samych danych.

Moduł Synchronizacja jurXpert z MS Outlook pozwala na automatyczne synchronizowanie terminów pomiędzy jurXpert i Outlook bez konieczności interakcji użytkownika. Ponadto użytkownik ma możliwość synchronizowania specjalnego terminarza kancelarii/pionu prawnego do swojego terminarza w programie MS Outlook. Terminarz kancelarii/pionu prawnego jest zbiorczym, wirtualnym kalendarzem, w którym pracownicy rejestrują ważne terminy dotyczące całej kancelarii.

Jednym z modułów dodatkowych jurXpert jest specjalny moduł windykacyjny o nazwie Kontrola Płatności. Funkcjonalności dostępne w tym module pozwalają na automatyczny zapis wystawionych przez kancelarię faktur oraz dalsze ich wyszukiwanie i przegląd. W następnej kolejności w module rejestrowane są wszystkie płatności (także częściowe) dokonywane przez klientów, również z możliwością ich wyszukiwania i przeglądu. Oprócz powyższego dostępna jest funkcja generowania upomnień dla klientów, którzy opóźniają się z płatnościami. Moduł Kontrola Płatności pozwala także na generowanie raportów z przeglądem wszystkich rachunków, sald oraz wykaz upomnień.

Moduł umożliwia m.in.:

• Zapis wystawionych faktur wraz z kwotami, datą, adresatem;
• Zapis płatności klienta;
• Przypisanie płatności do konkretnych faktur;
• W pełni sparametryzowane generowanie upomnień (trzy poziomy upomnień, konfiguracja czasów upomnień, wyglądu itp.).

Moduł Raporty menedżerskie w jurXpert pozwala osobom odpowiedzialnym za zarządzanie kancelarią na uzyskanie wnikliwych a zarazem przejrzystych zestawień związanych m.in. z obrotem wygenerowanym przez kancelarię, sprawdzeniem efektywności pracowników czy podziału zysku pomiędzy wspólnikami.

Raporty menedżerskie dzielą sie na dwie grupy:

Pierwsza grupa analizuje rezultaty pracy pracowników. Dzięki m.in. takim raportom jak efektywność pracowników wspólnicy zarządzający kancelarią w błyskawiczny sposób uzyskują zestawienia dotyczące rzeczywistych stawek godzinowych, po których czynności zostają sprzedane. Wspólnicy mają również dostęp do informacji odnośnie współczynnika realizacji sprzedaży czynności oraz rentowności danego pracownika.

Z kolei raporty analizujące parametry obsługi klienta dotyczące porównania kosztów i przychodów dają dokładną optykę na opłacalność pracy dla danego klienta kancelarii. Mając na uwadze koszty kancelarii obliczona zostaje rzeczywista przychodowa stawka godzinowa oraz wykazywane są współczynniki rentowności, realizacji sprzedaży, a także utylizacji czasu pracy.